Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 4 juin 2026

La présente politique de confidentialité décrit comment Speakora Inc. (« Speakora », « nous », « notre ») recueille, utilise, communique et protège les renseignements personnels dans le cadre de l'application SPEAKORA. Elle est rédigée conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, telle que modifiée par la Loi 25.

En cas de divergence entre la version française et la version anglaise, la version française prévaut.

1. Responsable et personne désignée

Responsable du traitement : Speakora Inc., 214 rue Stéphane Saint-Philippe (Québec) J0L2K0 Canada.

Personne responsable de la protection des renseignements personnels :
Philippe Ste-Marie
Courriel : philippe@speakora.ca

Toute question, demande ou plainte relative à vos renseignements personnels peut être adressée à cette personne.

2. Renseignements que nous recueillons

Nous recueillons uniquement les renseignements nécessaires à la prestation du service. Nous ne vendons jamais vos renseignements personnels et nous ne les utilisons pas à des fins publicitaires.

2.1 Renseignements de compte (tous les utilisateurs)

• Prénom, nom
• Adresse courriel
• Nom de l'organisation
• Rôle attribué (administrateur, éducatrice ou éducateur, gestionnaire, etc.)

2.2 Renseignements relatifs aux enfants (clients du secteur SDG)

• Prénom et nom de l'enfant
• Date de naissance
• Groupe ou classe
• Observations développementales saisies par le personnel éducateur (texte transcrit à partir d'enregistrements vocaux)
• Évaluations des comportements développementaux
• Rapports périodiques générés

2.3 Renseignements relatifs aux parents et tuteurs (clients du secteur SDG)

• Prénom, nom
• Adresse courriel (utilisée uniquement pour transmettre les rapports concernant leur enfant)

2.4 Renseignements techniques

• Journaux d'erreurs limités (rapports d'incidents techniques anonymisés)
• Jetons d'authentification (en mémoire seulement, jamais partagés)

Nous ne recueillons pas : votre numéro d'assurance sociale, votre numéro de carte bancaire (les paiements éventuels passent par un tiers traiteur certifié), votre position géographique, vos contacts, ni aucune donnée biométrique d'identification.

3. Fins auxquelles ces renseignements sont utilisés

Nous utilisons les renseignements recueillis exclusivement pour :

1. Fournir le service : transcription de notes vocales, classification automatique des observations, génération de rapports, envoi de ces rapports aux destinataires que vous désignez.
2. Authentifier les utilisateurs et sécuriser leur compte.
3. Répondre aux demandes de soutien.
4. Respecter nos obligations légales (notamment la tenue de registres exigés par la Loi 25).
5. Améliorer la qualité et la sécurité du service (au moyen de statistiques agrégées et anonymisées).

Nous n'utilisons pas vos renseignements pour des décisions automatisées ayant des effets juridiques ou similaires sur vous.

4. Communication à des tiers

Nous faisons appel à un nombre restreint de fournisseurs qui traitent des renseignements personnels en notre nom. Ils sont liés par contrat et ne peuvent utiliser ces renseignements qu'aux fins que nous précisons.

Nous ne communiquons jamais vos renseignements à des fins de marketing, de revente ou de profilage par des tiers.

5. Transferts hors du Québec

Plusieurs des fournisseurs énumérés à la section 4 traitent les renseignements à l'extérieur du Québec, principalement aux États-Unis. Avant chaque communication hors du Québec, Speakora évalue, conformément à l'article 17 de la Loi 25, le caractère adéquat de la protection accordée aux renseignements, notamment le cadre juridique applicable, les mesures de sécurité techniques et les engagements contractuels du destinataire.

Speakora travaille activement à migrer son infrastructure d'hébergement principal (base de données et stockage de fichiers) vers la région canadienne d'AWS et de MongoDB Atlas. Cette politique sera mise à jour à la fin de la migration.

Vous pouvez en tout temps demander à recevoir l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée applicable à un transfert donné en écrivant à philippe@speakora.ca.

6. Durée de conservation

Nous conservons vos renseignements personnels aussi longtemps que votre compte (ou celui de votre organisation) demeure actif, dans la mesure où ils restent nécessaires aux fins décrites à la section 3.

À la suppression du compte :

• Les enregistrements audio, transcriptions, rapports et observations sont supprimés des systèmes de Speakora dans un délai de 30 jours.
• Les renseignements requis par une obligation légale (par exemple les journaux d'accès exigés à des fins de démonstration de conformité) sont conservés pour la seule durée prescrite par cette obligation, puis détruits.
• Les sauvegardes chiffrées sont purgées selon le cycle de rotation des sauvegardes, au plus tard 90 jours après la suppression.

Vous pouvez demander la suppression de votre compte en écrivant à philippe@speakora.ca.

7. Vos droits

Conformément à la Loi 25, vous avez les droits suivants à l'égard de vos renseignements personnels :

• Droit d'accès : obtenir confirmation que nous détenons des renseignements à votre sujet et en recevoir copie.
• Droit de rectification : faire corriger des renseignements inexacts, incomplets ou équivoques.
• Droit à la suppression : demander la suppression de renseignements dont la collecte n'est pas autorisée par la loi ou qui ne sont plus nécessaires.
• Droit à la portabilité : recevoir, dans un format technologique structuré et couramment utilisé, les renseignements informatisés que vous nous avez fournis.
• Droit de retirer votre consentement à tout moment, sans que cela n'affecte la licéité du traitement antérieur.
• Droit de cessation de la diffusion : demander que cessent la diffusion ou la désindexation de renseignements vous concernant lorsque les conditions de la loi sont remplies.

Pour exercer un de ces droits, écrivez à philippe@speakora.ca. Nous répondons dans un délai maximal de 30 jours à compter de la réception de la demande. Si nous refusons votre demande, nous vous fournirons les motifs du refus et les recours possibles.

Vous pouvez aussi en tout temps porter plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec : https://www.cai.gouv.qc.ca/.

8. Renseignements concernant les mineurs

Le service utilisé dans les services de garde traite des renseignements concernant des enfants. Ces renseignements ne sont saisis que par le personnel autorisé du SDG, dans le cadre de ses fonctions, et sous l'autorité du SDG qui agit comme responsable du traitement à l'égard des parents. Speakora agit à titre de fournisseur de services et ne consulte pas les renseignements en dehors des opérations de maintenance technique strictement nécessaires.

Le SDG est responsable d'obtenir le consentement parental requis avant de saisir des renseignements sur un enfant dans SPEAKORA.

9. Mesures de sécurité

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles raisonnables, notamment :

• Chiffrement en transit (TLS) pour toutes les communications réseau.
• Chiffrement au repos pour les bases de données et le stockage de fichiers.
• Contrôle d'accès basé sur les rôles, principe du moindre privilège.
• Journalisation des accès aux renseignements sensibles.
• Revue régulière des fournisseurs.

Aucun système n'est entièrement à l'abri d'un incident. En cas d'incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux, nous en informons la Commission d'accès à l'information et les personnes concernées avec diligence, conformément à l'article 3.5 de la Loi 25.

10. Témoins (cookies) et traceurs

Le site Web public de Speakora n'utilise pas de témoins à des fins de publicité ou de profilage. Le portail administrateur utilise des témoins strictement nécessaires à l'authentification et au maintien de la session. L'application mobile ne dépose pas de témoins.

11. Modifications

Cette politique peut être mise à jour. La date de dernière mise à jour figure en haut du document. Les modifications importantes seront communiquées par courriel aux titulaires de compte au moins 30 jours avant leur entrée en vigueur.

12. Pour nous joindre

Speakora Inc.
[ADRESSE]
Courriel (vie privée) : philippe@speakora.ca